Portem ja un temps prudencial per conèixer els resultats derivats de la certificació ISO 9001:2015 en les organitzacions. Els canvis que la norma demanava, ja mostraven la necessitat de fer una revisió a fons de com una empresa orienta aquest tema i no deixa de sorprendre la diferent percepció segons l’experiència prèvia de l’organització.

Doncs encara ens trobem d’una manera molt generalitzada la dificultat en entendre la gestió de una empresa com un conjunt coordinat de processos. Tothom te clar les activitats (necessàries o no, eficaces o no,….) que es realitzen, però quan els tècnics preguntem per els processos de una organització …….aquí comencen els problemes. I entendre aquest concepte es necessari per poder modelar el Sistema i explicar-ho a tercers.

Aquí voldria fer la meva petita aportació per clarificar aquest tema ……perquè estem parlant de com es gestiona una empresa i els responsables de aquesta gestió (entenem que Direcció) sol estar molt centrada en els resultats econòmics i no està acostumat generalment a haver de dedicar part del seu temps en decidir com vol que s’organitzi aquesta.

Quan parlem de Procés, parlem de una unitat de gestió (que fa una o diverses activitats) que es capaç de, a partir de unes entrades que té (informació, materials,…) transforma en sortides (a un altre procés de l’organització o al client) aportant un valor afegit. Utilitza una sèrie de recursos (pautes, materials, persones,…) i es capaç de conèixer la seva eficàcia mitjançant indicadors adients.

Quan demanem quin indicador d’eficàcia s’utilitza… hem de fer un esforç encara més gran. Sabem si una activitat es necessària o no però ens costa establir els criteris mitjançant sabrem si aquell procés assoleix la eficàcia que s’espera… I aquí entra la personalització per a cada empresa.

Per ex. la Informació Documentada de una empresa i la seva gestió….. Es un procés ?? Sempre ho es?? Quin valor aporta per sí mateix a l’organització? Quins recursos requereix per a executar-la??? Com pots mesurar el rendiment o l’eficàcia d’aquesta gestió?? Si tens respostes a tot si que tens davant un procés. Si, en canvi no ho trobes tot, pregunta’t si no et trobes només amb una activitat necessària que has de encabir-la en un procés ja existent.

Només sabent identificar els processos reals de una Empresa, podem controlar-los, analitzar els seus resultats i emprendre accions perquè obtingui millors resultats….. No es tasca fàcil….